Stappenplan detachering: administratie en registratie

Detacheringen tellen ook mee voor de banenafspraak en het eventuele quotum. Het kan gaan om individuele en groepsdetacheringen. Wajongers zijn ook in te zetten via gespecialiseerde uitzend- en detacheringsbedrijven.

Administratie en subsidies
©Shutterstock.com

Er is geen op werkgevers gerichte landelijke registratie van inleen- en detacheringsconstructies. U moet dat zelf doen. U heeft als werkgever een duidelijk belang om deze administratie goed op orde te hebben. Deze medewerkers tellen immers mee voor de banenafspraak.

De keuze voor een dienstverband of een detachering verschilt. In de praktijk zijn er verschillende vormen. Na een detachering kan ook na enkele jaren toch een vast dienstverband volgen.

Spreadsheet

In de praktijk houden werkgevers vaak op een spreadsheet bij hoeveel personen, die vallen onder de banenafspraak, gedetacheerd zijn. Bij aanvang van de banenafspraak en de eerste jaren daarna kan dit voldoende zijn. Zo groot zijn de aantallen dan nog niet.

Maar als meer personen via detachering werk vinden is die spreadsheet niet meer voldoende. Niet alleen instroom maar ook uitstroom uit de organisatie moet worden bijgehouden. Ook eventuele doorgroei is vast te leggen. Hierdoor vallen kandidaten na twee jaar uit het doelgroepregister.

Wat moet ik regelen?

  • Registratie doelgroepregister:
    Bij detachering bent u niet de formele werkgever. Daarom kunt u zelf niet controleren of een bij u gedetacheerde werknemer geregistreerd is in het doelgroepregister. U kunt in het contract met de uitlenende partij (sociaal werkbedrijf of uitzendbedrijf) een optie laten opnemen. Die partij garandeert dan dat uitgeleende medewerkers zijn ingeschreven in het doelgroepregister.
  • Proefplaatsing
    Sociale werkbedrijven en uitzendbureaus kennen ook de mogelijkheid van een proefperiode. Deze is vergelijkbaar met een proefplaatsing. Maak hierover afspraken met de uitlenende instantie.
    • Tijdens de proefplaatsing kunt u gebruikmaken van een jobcoach. Het is verstandig om goede afspraken te maken over begeleiding. Bij inleenconstructies is er altijd een externe begeleider voor de medewerker. De maatte van de begeleiding verschilt, het is maatwerk. Met de uitlenende organisatie maakt u afspraken over de begeleiding. Dat doet u ook over het overleg tussen u, de begeleider en de uitlenende organisatie.
    • U kunt gebruikmaken van aanpassingen van de werkplek, hulpmiddelen en vervoersvoorziening voor de werknemer. Mits deze nodig zijn en afhankelijk van de duur van de proefplaatsing. In overleg met de uitlenende organisatie zijn wellicht aanpassingen aan de werkplek nodig. Per medewerker kan dat verschillen. Met de uitlener kunt u afspraken maken over aanpassingen die u wellicht kunt regelen, zoals aanpaste stoelen of bureaus.
  • Afspraken detachering:
    Met de uitlenende organisatie maakt u een afspraak over prijs en looptijd van de detacheringsovereenkomst. In het contract moet u afspraken maken over:
    • inleenvergoeding;
    • werktijden;
    • begeleiding;
    • aanpassingen werkplek;
    • vervoersregelingen;
    • kosten ziekteverzuim en andere verzuimde uren;
    • vervanging.