Pilot etage-assistent

Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties wil het bestaande werk anders verdelen. Voor mensen met een beperking wil het ministerie de nieuwe functie van etage-assistent maken. Deze werkt 16 uur per week, verdeeld over vier ochtenden.

Anders naar bestaand werk kijken

Takenpakket binnen de nieuwe functie:

  • etage, vergaderruimtes en huiskamer netjes maken: stoelen aanschuiven, rommeltjes opruimen
  • ronde koffie/thee/water voor de ambtenaren
  • printerhok opruimen en eventueel papier bijvullen printer
  • bestek/servies terugbrengen naar het restaurant
  • koelkast nakijken en keukenblok opruimen
  • post rondbrengen op de etage
  • bekertjes en andere rommel opruimen.

Mogelijk na inwerkperiode:

  • bezoekers ophalen van beneden
  • bezoekers op de afdeling ontvangen
  • bezoekers naar juiste bespreekruimte brengen of naar de huiskamer
  • bezoekers voorzien van koffie/thee/water.

Functie-eisen:

  • Nederlands spreken
  • bij voorkeur kunnen lezen en schrijven
  • gemotiveerd zijn om nieuwe en verschillende taken uit te voeren op een etage
  • sociaal goed kunnen functioneren, dat wil zeggen, zich verbaal kunnen uitdrukken
  • hulp durven vragen waar dat nodig is
  • hulp kunnen aanvaarden
  • na instructie zelfstandig taken kunnen uitvoeren
  • in staat zijn om, met hulp en ondersteuning, te plannen en te organiseren
  • zich kunnen houden aan afspraken met de werkgever, waaronder op tijd komen
  • een redelijke tot goede fysieke conditie
  • een verzorgd uiterlijk en verzorgde kleding
  • een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag) kunnen overleggen
  • een jobcoach hebben
  • geregistreerd in het doelgroepregister UWV.

Belangrijkste karaktereigenschappen:

  • een bepaalde mate van zelfstandigheid
  • sociaal functioneren
  • serieus bezig kunnen zijn met de taken
  • doorzettingsvermogen, zeker als iets even niet lukt.

Inschaling van de functie:
Vooralsnog in schaal vier, omdat bij schrijven van deze module het Rijk nog geen funcieprofielen in de lagere schalen had.

Wijze waarop de functie tot stand is gekomen:
Een analyse van taken en het in beeld brengen van de eventuele valkuilen.

Betrokkenheid van OR bij plannen en uitwerking:
De projectleider realisatie banenafspraak betrekt een lid van de OR.

Functies uit wiens takenpakket de taken van de nieuwe medewerker afkomstig zijn:

  • De taken werden voorheen door alle ambtenaren uitgevoerd.
  • Op termijn kunnen mogelijk taken uit het werkpakket van de directiesecretaresse worden afgesplitst.

Betekenis van het anders inrichten van bestaand werk voor het zittend personeel:

  • De ambtenaren hoeven hun koffie niet meer zelf te halen, dat is een taak van de etage-assistent geworden.
  • Ze hoeven het papier van het kopieerapparaat niet meer bij te vullen als dat op is.

De voordelen in de ogen van de ambtenaren:
Ze grijpen niet meer mis bij het kopieerapparaat en de huiskamer en de pantry zijn netjes aan kant.

De nadelen in de ogen van de ambtenaren:
Ze vinden het lastig om taken uit handen te geven en willen de etage-assistent niet inzetten als slaaf.

De voordelen voor de leidinggevende:
Er zijn geen grote voordelen voor de leidinggevende, omdat er een functie is gecreƫerd op het niveau van iemand met een verstandelijke beperking.

De nadelen voor de leidinggevende:
De etage-assistent vraagt veel aandacht en tijd om in te werken. Dit gaat nu ten koste van de tijd die een andere medewerker, in een hogere schaal, aan zijn eigen werk kan besteden.

Gemiddelde begeleidingstijd van de nieuwe medewerker:

  • Het inwerken kost heel veel tijd en vraagt veel aandacht en de juiste begeleiding.
  • De begeleider moet vaak hetzelfde uitleggen.

Toegevoegde waarde van de nieuwe medewerker voor de organisatie:
Mensen brengen een hoop vrolijkheid op de etages en zijn trots op hun baan als etage-assistent.

Inschatting verduurzaming functie:
Hangt af van de resultaten in de pilot, de eerste berichten zijn positief.