Pilot medewerker administratiebalie

Het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport wil het bestaande werk anders verdelen. Voor mensen met een beperking wil het ministerie de nieuwe functie van medewerker administratiebalie maken. Deze werkt 25,5 uur per weer.

Anders naar bestaand werk kijken

Takenpakket binnen de nieuwe functie:

  • het voorbereiden/scannen van stukken voor publicatie op de site Rijksoverheid.nl
  • het voorbereiden/printen/ordenen van dossiers voor zaken bij de rechter en bij de commissie
  • het archiveren van WOB verzoeken in een digitaal informatiesysteem
  • overig scan- en kopieerwerk van de balie.

     

Functie-eisen:

  • nauwkeurig en geconcentreerd kunnen werken
  • klantgerichtheid richting collega’s
  • kunnen (samen)werken in een ruimte met meerdere personen
  • integriteit; om kunnen gaan met vertrouwelijke stukken
  • voortgangscontrole kunnen bewaken
  • praktische kennis van reguliere administratieve procedures
  • vaardigheid in het werken met geautomatiseerde computersystemen
  • vaardigheid in het verrichten van administratieve handelingen en aanleveren van eenduidige gegevens en eenvoudige overzichten.

Inschaling van de functie:
In schaal drie.

Wijze waarop de functie tot stand is gekomen:
Er zijn volgens de IHW methode analyses uitgevoerd. De inschatting is dat er buiten deze functie nog veel kansen liggen om functies te creëren door het anders inrichten van bestaand werk.

Betrokkenheid van OR bij plannen en uitwerking:
De ondernemingsraad is bij de beleidsvorming betrokken en weet ervan, maar is niet actief betrokken bij de uitvoering.

Functies uit wiens takenpakket de taken van de nieuwe medewerker afkomstig zijn:

  • een deel van de taken is afkomstig uit het werkpakket van de adviseur bedrijfsvoering.
  • een deel van de taken behoorde bij het secretariaat.
  • een deel van de taken is uit handen genomen van de overige medewerkers.

Betekenis van het anders inrichten van bestaand werk voor het zittend personeel:

  • het secretariaat had voorheen geen ruimte om medewerkers waar nodig en mogelijk te ondersteunen.
  • de komst van de nieuwe medewerker zorgt ervoor dat die ruimte toegenomen is. Tegelijkertijd blijkt in de praktijk dat het secretariaat een aantal hand- en spandiensten door de nieuwe medewerker kan laten uitvoeren.
  • de adviseur Bedrijfsvoering heeft eveneens baat bij de nieuwe verdeling van taken. Doordat de nieuwe medewerker een aantal administratieve klussen overneemt, heeft de adviseur Bedrijfsvoering ruimte, zodat hij zich meer op zijn kerntaken kan richten.

De voordelen in de ogen van de ambtenaren:

  • de adviseur Bedrijfsvoering kan zich meer op zijn kerntaken richten, kan meer adviseren.
  • de overige medewerkers krijgen nu ondersteuning die ze eerst niet kregen.

De nadelen in de ogen van de ambtenaren:
Er zijn geen nadelen.

De voordelen voor de leidinggevende:
De vrolijk, vriendelijke aanwezigheid van de nieuwe medewerker zorgt voor een andere, meer positieve sfeer op de afdeling.

De nadelen voor de leidinggevende:
Er zijn geen nadelen.

Gemiddelde begeleidingstijd van de nieuwe medewerker:
De begeleiding kost iets meer tijd dan normaal. Een deel van de medewerkers heeft, naar tevredenheid, een training gevolgd bij EC O&P in het omgaan met een collega met een beperking. De medewerkers die de begeleiding op zich nemen, krijgen hier energie van.

Toegevoegde waarde van de nieuwe medewerker voor de organisatie:
De medewerkers van HR zijn blij dat hun werk uit handen wordt genomen.

Toegevoegde bedrijfseconomische waarde van de nieuwe medewerker voor de organisatie:
De juristen kunnen door de vrijgespeelde tijd meer aandacht geven aan de Wet openbaarheid van bestuur (WOB-)vragen. Als dezen niet op tijd behandeld worden, riskeren juristen een boete. Door de nieuwe indeling wordt dit voorkomen.

Inschatting verduurzaming functie:
Het is te pril om hier al een beeld van te kunnen geven.