Een concreet takenpakket en advies

Heeft u een eerste beeld van de mogelijkheden? Dan is het tijd om concreet te worden. U stelt het precieze takenpakket vast voor de nieuwe medewerker. Dit doet u door een keuze te maken uit de mogelijke taken op de eerste lijst. Hierbij koppelt u de taakeisen aan de uitvoering van de taak.

Anders naar bestaand werk kijken

Een taak kan eenvoudig zijn, maar dat wil nog niet zeggen dat de taakeisen eenvoudig zijn. Wellicht is er veel spierkracht voor nodig om de taak uit te voeren. Misschien is het nodig om heel goed om te kunnen gaan met onverwachte gebeurtenissen. Bij het vaststellen van het definitieve takenpakket brengt u de taakgerelateerde eisen in kaart. Er kunnen dan dus nog eerder gekozen taken afvallen.

Taakeisen

De taakeisen zijn belangrijk voor mensen uit de doelgroep. Ze scoren er vaak lager dan gemiddeld op. Alleen de taken waar deze eisen van een relatief lager niveau zijn, blijven over als mogelijke taken voor de nieuwe functie.

De belangrijkste taakeisen zijn:

  • de mate van zelfstandigheid;
  • de mate van sociaal functioneren;
  • het werken met deadlines en productiepieken;
  • de snelheid van handelingstempo;
  • de mate waarin vaak voorkomende storingen of onderbrekingen plaatsvinden;
  • de voorspelbaarheid van de werksituatie;
  • de fysieke belasting van de werkzaamheden.

Een concreet advies

De verzamelde gegevens zijn nu te vertalen in een concreet advies. Daarin staat: het profiel van de nieuwe medewerker, de betekenis voor het zittend personeel en de kosten en baten van de nieuwe indeling.

In het advies staan de antwoorden op de volgende vragen:

  • over hoeveel uur per week gaat het?
  • bij wie zitten de taken in het takenpakket?
  • kunnen ze zonder problemen uit het werkproces worden gehaald?
  • wat kan die medewerker in de vrijgekomen tijd gaan doen?
  • wat wordt het takenpakket van de nieuwe medewerker?
  • wat is het bijpassende profiel van de nieuwe medewerker?
  • wat gaat de nieuwe medewerker kosten?
  • wat wordt het takenpakket van de zittende medewerkers?
  • wat is het effect van de nieuwe indeling?
  • komen de medewerkers meer toe aan hun kerntaken?
  • is er direct of op termijn minder hoger opgeleid personeel nodig?
  • zijn er minder uitzendkrachten nodig?
  • hoeft er minder te worden overgewerkt?
  • blijven er geen taken meer liggen die eerder te weinig aandacht kregen?

In deze fase is afstemmen met de arbeidstoeleider weer erg belangrijk. De voorgesorteerde groep mogelijke kandidaten is nu te verfijnen. Het gaat dan vooral om specifieke randvoorwaardes die aan het uitvoeren van het gecreƫerde takenpakket worden gesteld. Denk aan: bepaalde werktijden, mogelijkheden om op het werk te komen etc. Uw arbeidstoeleider heeft hiervan een overzicht en stemt dit met u af.

Deze fijnafstemming helpt het functieprofiel vast te stellen en hoort daarmee bij deze fase. Het afstemmen over de werving- en selectieprocedure is weer een stap later. Eerst moet de organisatie nog officieel akkoord gaan met de nieuwe indeling van functies of werkpakketten.

Kosten en baten

Veel organisaties kiezen ervoor om de kosten en de baten later vast te stellen. In eerste instantie mag de afdeling een of meerdere functies of werkpakketten scheppen, vanuit een centraal budget. Zo kan zittend personeel zien dat ze door het anders inrichten van takenpakketten hun baan niet kwijtraken. De afdeling krijgt vervolgens de opdracht om later de functie of het takenpakket structureel op te nemen. En om hiervoor budget toe te wijzen.

Naar: De doelgroep in beeld - Naar: Werving en selectie