Een projectgroep inrichten

Op weg naar het anders inrichten van bestaand werk is de volgende stap het inrichten van een interne projectgroep. Die stuurt de pilot aan en begeleidt deze.

Anders naar bestaand werk kijken

De projectgroep bestaat uit diverse personen uit de organisatie. Er is iemand nodig die de pilot leidt en daarvoor het mandaat heeft van de directie. Daarnaast zijn aan te raden: iemand van personeelszaken, de hoofden van de deelnemende afdelingen, een communicatiemedewerker en wellicht een lid van de ondernemingsraad (OR).

  • De projectleider:
    is verantwoordelijk voor de uitvoering van de pilot. De projectleider kan alle activiteiten, eventuele hindernissen en bevindingen direct terugkoppelen naar de directie. Dat maakt de lijnen kort en dat is belangrijk om de vaart in de pilot te houden;
  • Personeelszaken:
    is nodig omdat die afdeling over de functies gaat. Vanuit die rol kan het ondersteunen in het anders inrichten van takenpakketten;
  • Het hoofd van de deelnemende afdeling:
    is erbij omdat het op zijn afdeling plaatsvindt. Als er nog geen afdeling is gekozen, kan het hoofd later aansluiten;
  • Communicatie:
    is nodig omdat er tijdens de pilot allerlei vragen ontstaan. Ook kunnen er onduidelijkheden zijn over het doel en het waarom ervan;
  • Een deskundige op het gebied van het anders inrichten van bestaand werk:
    bijvoorbeeld iemand die een training IHW heeft gevolgd. De vakkennis is ook van buiten aan te trekken; bijvoorbeeld van UWV of een Sociale Werkvoorzieningsinstelling. (De nodige kennis over de concrete beschikbaarheid, de competenties en kwaliteiten van de doelgroep moet in principe altijd extern worden betrokken.)
  • OR:
    deelname van de OR is aan te bevelen. Deze kan er bijvoorbeeld op toezien dat geen verdringing van zittend personeel plaatsvindt. Een beeld dat vooral bij reorganisatie en krimp snel kan ontstaan.

De projectgroep besluit over het plan van aanpak en de te nemen concrete stappen. De leden bespreken hoe en bij wie draagvlak te scheppen. Ook bekijken ze op welke afdeling de pilot start en wanneer. De projectgroep bespreekt de voortgang en stuurt waar nodig bij.

Afdeling kiezen

Deze tips helpen u een afdeling te kiezen voor de pilot:

  • het enthousiasme van een leidinggevende om mee te doen aan de pilot is het belangrijkst.
  • Een kleinere afdeling ziet minder kans op het vinden van mogelijkheden dan een grotere. Dat wil niet zeggen dat het niet kan. Er zijn voorbeelden genoeg die laten zien dat ook binnen een afdeling met drie medewerkers functiecreatie mogelijk is.
  • Een derde factor is het opleidingsniveau op een afdeling. Bij mbo- en/of hbo- wo-geschoolden is de kans groot dat ze taken doen die onder hun werk- en denkniveau liggen.
  • Een vierde element is de mate waarin er sprake is van handmatig werk. Hier zitten vaak regelmatig repeterende basistaken bij.

Naar: Besluiten om de mogelijkheden te onderzoeken - Naar: Eerste beeld van de mogelijkheden