Een programmaorganisatie opzetten

Als het plan van aanpak klaar is en de opdracht en het mandaat helder zijn, zet u een programmaorganisatie op. Essentieel hiervoor zijn helder omschreven taken, duidelijk belegde verantwoordelijkheden, een positie in de organisatie en een budget.

Van plan naar praktijk
©Shutterstock.com

Programmaorganisaties zijn er in vele soorten en maten, afhankelijk van de doelen en de opzet van het programma. Ook kan de samenstelling wisselen per fase van het programma. Het is bijvoorbeeld niet noodzakelijk om iemand gericht op communicatie in de programmaorganisatie op te nemen. Het kan ook handig zijn om zeker in het begin programmamedewerkers vanuit beleidsafdelingen en de uitvoering op te nemen. Dit is het geval bij de Raad van State.

 

Gesplitst

Andere organisaties kiezen voor gesplitste programmaorganisaties. Die hebben bijvoorbeeld een werkgroep als coördinator/regievoerder en apart een groep uitvoering, zowel intern als extern. Een voorbeeld van die opzet is de pilot etage-assistenten van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

Programma’s gericht op inclusief management zijn altijd tijdelijk en duren lang. Uiteindelijk moet de aanpak ‘business as usual’ worden en onderdeel van de gewone bedrijfsprocessen.

Kenmerken van een programmaorganisatie

Programmaorganisaties gericht op inclusief management:

  • zijn tijdelijke samenwerkingsverbanden die in beginsel buiten de reguliere (lijn)organisatie staan maar op termijn hierin moeten opgaan;
  • hebben voor de duur van het programma een apart budget;
  • hebben een professionele (liefst interne) programmaleider die de planning en voortgang bewaakt;
  • krijgen bij overheidsorganisaties mogelijk te maken met ‘grensconflicten’ omdat programmamanagers en afdelingsmanagers dezelfde mensen kunnen aansturen. Zorg voor duidelijke afspraken en stem goed af met vertegenwoordigingen zoals de ondernemingsraad;
  • brengen de programmarisico’s goed in kaart;
  • hebben een programmamanager die ondersteunend leiderschap biedt en niet dirigeert om weer grip op een situatie te krijgen.