Programmaorganisatie en programmastructuur

Voor een succesvol programma zijn een duidelijke structuur en verantwoordelijkheidsverdeling belangrijk. Soms kiezen organisaties voor het experimenteren met een pilot en rollen de resultaten geleidelijk verder uit in de organisatie. Veel organisaties hebben een voorkeur om het programma centraal in de organisatie te regelen; gedragen door de top. Zeker om mogelijke weerstanden in de organisatie tegen te gaan.

Van plan naar praktijk
©Shutterstock.com

Beschrijf in ieder geval de taken en verantwoordelijkheden van de opdrachtgever, de programmaleider en de programmagroep (als die er is).

De programmaorganisatie in uw organisatie

Een aandachtspunt is de verdeling van verantwoordelijkheden tussen het programma en de normale werkzaamheden. Programmaorganisaties gericht op de realisatie van de banenafspraak zijn altijd tijdelijk. Soms geeft dat spanning met de lijn.

De spelregel is dat het lijnmanagement de uitvoering van het programma ondersteunt. Dat doet het door het toekennen van mensen en middelen en het geven van adviezen. Het management heeft belang bij het goed en tijdig afronden van programma’s. Daarom moet het ook bij het programma betrokken zijn en regelmatig worden geïnformeerd over de voortgang.

Centraal of decentraal budget?

Voldoende budget is voor de uitvoering van programma’s van groot belang. Veel weerstanden hebben te maken met te krappe budgetten. Extra banen leveren meestal extra kosten op. Bij de meeste ministeries is sprake van een centraal budget voor de banendoelgroep. Dat maakt het realiseren van extra banen op afdelingsniveau makkelijker.

Uitzonderingen zijn onder meer de Raad van State waar de inzet van medewerkers kostenneutraal is. Er is ook te kiezen voor een decentraal budget. Daarmee nemen de organisatieonderdelen meer verantwoordelijkheid om mensen met een beperking duurzaam te plaatsen. Dit zorgt ook voor een duurzame verankering van het onderwerp in de organisatieonderdelen.

Verankeren en borgen

Hoe zorgt u voor een goede borging en verankering van de activiteiten? Door dingen op hun plaats te houden en afspraken in stand te houden. Na de doorvoeringsfase van de programmaorganisatie moet datgene wat is afgesproken een routine worden. Verankering in de organisatie is een noodzakelijke voorwaarde. Hiermee kan beleid tot bloei komen en er is voordeel mee te behalen. Het is geen stilstaand proces of een eenmalige actie. Bij het verankeren moet u blijven leren van plaatsingen.