Programmaorganisatie

Een duidelijke structuur en verantwoordelijkheidsverdeling zijn belangrijke randvoorwaarden voor een succesvol programma. Deze legt u vast in het onderdeel programmaorganisatie.

Plannen maken
©Shutterstock.com

In een organogram zijn de verantwoordelijkheden, taken en rollen van de programmadeelnemers te beschrijven. Wie is eindverantwoordelijk en hoe past het programma in de lijn? Beschrijf in ieder geval de taken en verantwoordelijkheden van de opdrachtgever, de programmaleider en de programmagroep (als die er is).

 

Een organisatieschema.
Voorbeeld organogram van een programmaorganisatie

De opdrachtgever

  • stelt de doelen en ambities vast;
  • zorgt voor mensen en middelen;
  • is betrokken en geeft toestemming voor de uitvoering van het plan van aanpak.

De programmamanager

  • is verantwoordelijk voor de uitvoering van het plan van aanpak;
  • co√∂rdineert programmaonderdelen en de werkgroep;
  • zorgt voor de dagelijkse programma-aansturing;
  • zorgt voor het opstarten en afsluiten door een programma-evaluatie.

Programmagroep

Is verantwoordelijk voor de uitvoering van de onderdelen, zoals:

  • communiceren naar de opdrachtgevers, de medewerkers en de organisatie;
  • ontwikkelen van de instrumenten die nodig zijn voor de uitvoering van het programma. Dit zijn bijvoorbeeld werving en selectieprocedures en het beschrijven van nieuwe functies;
  • het aansturen van uitvoerders.

Externe partijen

Van eventuele externe medewerkers zijn te beschrijven: de taken en rollen, de overlegmomenten en de bijdragen die ze moeten leveren aan het programma.

Beschrijf bij de programmaorganisatie ook de afspraken hierbinnen over informatie en communicatie. Denk aan informatie over wie wanneer aan de slag gaat met de belangrijkste documenten:

  • opzetten van een programmadossier;
  • voortgangsrapportages;
  • eindrapportages;
  • versiebeheer (wie en hoe).

Pilot of centraal

Soms kiezen organisaties voor het experimenteren met een pilot en rollen ze de resultaten geleidelijk verder uit in de organisatie. Veel organisaties hebben een voorkeur voor het centraal in de organisatie regelen van het programma. De top draagt dan het programma. Dat kan mogelijk weerstanden in de organisatie tegengaan.

Meer voorbeelden, tips en uitleg staan in de volledige module 'Plannen maken'.

Naar Programmadefinitie - Naar Kwaliteitseisen en planning